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人事档案遗失纠纷的处理及举证责任分配——谭某诉北京某控股(集团)有限公司某分公司、北京市某高级技工学校劳动争议纠纷案评析
  发布时间:2020-09-28 15:04:51 打印 字号: | |
  一、基本案情及审理结果原告谭某诉称:原告于1993年9月考入北京市客车驾驶学校(现为北京市某高级技工学校),1997年毕业实习分配到北京市第六运输公司354车队(现为北京市某控股(集团)有限公司某分公司)参加工作。原告于1998年1月辞职,同年2月向北京市第六运输公司交纳5000元现金领取车本,当时不允许个人提档案,公司承诺将档案转到街道办事处。后来原告去街道办事处查找个人档案,街道办事处说没有接收到原告档案。原告到北京市某高级技工学校、北京市某运输公司多次查找档案,各方反复推诿,都说没有保留自己的人事档案,至今档案未能找到。人事档案是公民取得就业资格、缴纳社会保险、享受相关待遇所应具备的重要凭证。档案的存在以及其记载的内容对公民的生活有重大影响。被告将原告档案遗失,致使原告无法办理失业登记,无法办理社会保险登记,不能办理低保,无法办理退休手续,从而无法享受社会保险待遇,无法领取社会保险金,影响了原告享受相关待遇,给原告的老年生活造成了可预见的损失,应依法承担相应责任。被告北京市某控股(集团)有限公司某分公司(以下简称公交某分公司)辩称:不同意原告的诉求,请求法院驳回。被答辩人与公交某分公司之间不存在劳动关系,公交某分公司从未接收过被答辩人的档案;公交某分公司对被答辩人的档案丢失不存在任何过错,被答辩人要求公交某分公司赔偿损失予法无据;被答辩人的诉讼请求已超过诉讼时效,缺乏法律依据,理应予以驳回。被告北京市某高级技工学校(以下简称某技校)辩称:不同意原告的诉讼请求,要求依法驳回。被告某技校与原告之间不存在劳动关系和劳动争议,不是适格主体,被告某技校是教育教学机构,原告称1993年在学校,可是起诉书写的是到1997年,与事实不符的,如果是学籍也是教育关系不是劳动争议。被告某技校是不适格的诉讼主体,应当驳回原告对被告某技校的起诉;原告若在我学校学习会形成学籍管理的档案,与人事档案是有区别的,原告要求我学校赔偿人事档案丢失而造成的损失没有法律依据;原告主张赔偿损失没有事实依据,原告事实方面陈述针对的是被告公交某分公司,并不是我学校,学生档案如果转移是同批转移,如果丢失不会是一个人的,与事实不符;原告的起诉超过了诉讼时效,法院应当驳回原告的诉讼请求。法院经审理查明:谭某主张与公交某分公司存在劳动关系,提供照片、录音、白某、司某二人的证人证言等证据证明其主张,公交某分公司对此不予认可,公交某分公司表示其与谭某不存在劳动关系,公交某分公司提供发票、工资册,其中发票显示1997年8月27日,北京市某公共汽车公司某运营分公司收取谭某培训费5000元,工资册显示谭某应发工资240元,实发工资240元,年月不清楚。公交某分公司表示上述工资册系1997年1月的工资册。庭审中,某技校表示其与谭某系教育关系非劳动关系,谭某的人事档案丢失与某技校没有任何关系。经询问,公交某分公司表示谭某1997年8月在北京市某共汽车公司某运营分公司实习工资标准240元,北京市某公共汽车公司某运营分公司并未正式录用谭某,工资记录中也未找到谭某的转正后的相关信息,没有查询到谭某的档案移转手续。北京市石景山区人民法院经审理认为:当事人对自己诉讼请求所依据的事实或者反驳对方诉讼请求所依据的事实,应当提供证据加以证明,但法律另有规定的除外。在作出判决前,当事人未能提供证据或者证据不足以证明其事实主张的,由负有证明责任的当事人承担不利的后果。本案中,谭某提供的证据并不能证明其与公交某分公司存在劳动关系,故对其主张公交某分公司为其补齐档案并赔偿因丢失档案造成的损失的诉讼请求不予支持。谭某主张某技校为其补齐档案并赔偿因丢失档案造成的损失,法院认为某技校系学校其与谭某并非劳动关系,因而其诉讼请求不予支持。北京市石景山区人民法院据此判决驳回谭某的全部诉讼请求。二、评析意见人事档案是一个听起来常见又神秘的物件,“常见”是因为在个人的生活、工作中常常都有它的身影,它在关键时刻发挥着重要作用,与个人的就业、缴纳保险、享受社会福利待遇等紧密相连。“神秘”却是尽管其如此重要,甚至在一定程度上代表着个人生活历程的缩影,但是其却掌握在用人单位或相应行政管理部门的手中,个人对其内容所在无从知晓。随着当前劳动人员流动频率的逐年提高,人事档案转移的速率也逐年提升,而由于一些用人单位的档案管理制度不够规范、或是档案管理人员频繁调动等原因,劳动者人事档案遗失的情况时有发生,也因此使得劳动者的合法权益受到侵害。妥善处理好劳动者人事档案遗失纠纷,赋予劳动者有效的法律救济途径,对实现公平正义具有重要意义。本案中,谭某认为因北京市某高级技工学校、北京市某控股(集团)有限公司某分公司未妥善保管自己的人事档案,而使得自己的人事档案遗失,进一步导致自己不能获得相应的社会福利,而北京市某高级技工学校、北京市某控股(集团)有限公司某分公司最终举证证明双方之间不存在劳动关系,由此法院驳回了谭某的诉讼请求。本案的争议缘由起始于1993年,历史久远,时间跨度大,一定程度上增加了案件的审理难度,而本案最终聚焦于双方的举证责任分配,因原告谭某提供的证据不足以证明其与被告存在劳动关系而“终结”了案件的争议。然人事档案丢失相关纠纷仍存在以下几方面法律争议焦点值得探讨与关注,主要包括人事档案遗失类案件是否属于劳动争议的范畴?当事人各方应如何合理分配其举证责任?若档案遗失属实又应如何承担法律责任?(一)职工人事档案是否属于劳动争议范畴实践中,当事人往往因为单位或其他相关保管人事档案的行政部门将人事档案遗失导致自己无法缴纳社会保险享受相应社会福利而将单位等起诉至法院,诉因和诉请却并不完全一致,主要包括劳动争议、财产损害赔偿纠纷以及行政违法等案由主张自己的权利,因此司法实践中的判决结果也并不一致,如有的法院判决文书中,当事人以财产损害赔偿纠纷为由主张经济损失,法院认为用人单位将档案丢失,劳动者要求用人单位赔偿损失的纠纷,属于劳动争议案件受理范围。[1]而有的法院则认为,公司负有妥善保管档案的义务。现公司无法提供移转档案的证据,也无法提供档案,在事实上造成了损害,应给予适当的赔偿。对于当事人要求补办档案的诉讼请求,不是劳动争议案件受案范围,不予处理。[2]当事人因单位办理提前退休并解除劳动关系后,未将人事档案按照国家政策及时转出造成其档案遗失,诉至法院,法院认为纠纷系因劳动者与用人单位办理退休手续而发生的争议,该争议不属于因档案材料丢失而产生的争议,不属于劳动争议案件受理范围。[3]显然对于档案遗失类纠纷的性质由于当前并未有明确的法律规定,究竟属于劳动争议还是其他民事案由,亦或是行政管理争议,实践和理论上都还有待进一步明确。根据我国《劳动合同法》的第五十条规定“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。”在职工终止劳动关系之后,用人应当为其办理档案和社会保险关系的转移手续,显然这是属于用人单位应当履行的法定义务, 也是职工应获得的一种法定权利。同时《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释( 二) 》第五条规定:“劳动者与用人单位解除或者终止劳动关系后,请求用人单位返还其收取的劳动合同定金、保证金、抵押金、抵押物产生的争议,或者办理劳动者的人事档案、社会保险关系等移转手续产生的争议, 经劳动争议仲裁委员会仲裁后,当事人依法起诉的,人民法院应予受理。”综上,本文认为,由于转移档案是基于用人单位与劳动者之间的劳动关系而发生,不同于一般平等主体的民事保管关系, 人事档案的保管是用人单位依据行政管理权占有,尽管双方的劳动关系发生改变,但是可以理解为是用人单位行使行政管理权状态的一种延续,由此而引发的纠纷应按照劳动争议案件受理。如在北京市《关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要》中说明:用人单位迟延转移劳动者的人事档案或将劳动者人事档案遗失,劳动者要求用人单位赔偿损失的纠纷,应属于劳动争议案件受案范围。对此,笔者认为,该会议纪要不仅符合法律的可预期性,也有助于保护劳动者的合法权益,通过统一口径将因人事档案遗失引发的纠纷案件纳入劳动争议的范畴也可以更加公正、高效处理劳动争议纠纷,统一执法尺度。(二)人事档案遗失纠纷的归责原则和举证分配我国对于劳动争议案件的法律责任规则主要是根据民事责任归责原则的应用进行分析,包括过错责任原则,无过错责任原则和公平责任原则。对于人事档案遗失的情况,2006年《最高人民法院关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》(以下简称复函)指出,“保存档案的企事业单位,违反关于妥善保存档案的法律规定,丢失他人档案的,应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的,人民法院应当作为民事案件受理。”该复函明确了在人事档案遗失中企事业单位与劳动者应按照过错责任原则进行归责,亦即若因为用人单位在转移劳动者人事档案或保管劳动者人事档案时不当造成劳动者人事档案遗失,则劳动仲裁部门或者人民法院应按照过错原则分配劳动者与用人单位的责任,并应承担包括补办档案、赔偿损失等民事责任。而对于企事业单位与劳动者之间的举证责任分配,尽管法律并未有明确规定,但是根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第13条规定:因用人单位做出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议,用人单位负举证责任。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第6条规定:“在劳动争议纠纷案件中,因用人单位作出开除、辞退、除名、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任”。《劳动争议调解仲裁法》第39条规定:“当事人提供的证据经查证属实的,仲裁庭应当将其作为认定事实的根据。劳动者无法提供由用人单位掌握管理的与仲裁请求有关的证据,仲裁庭可以要求用人单位在指定期限内提供。用人单位在指定期限内不提供的,应当承担不利后果。”显然,不同于民事诉讼中最基本的“谁主张,谁举证”,在处理劳动争议时,考虑到用人单位与劳动者之间的强弱地位,为了使得举证责任分配中能体现实质正义,采用了举证责任倒置,劳动者只需要证明自己的合法权利符合劳动基准法的规定,用人单位在执行劳动基准法中规定的劳动时间、国家规定的工资、保险福利待遇、劳动保护等方面都应承担举证责任。同理,在劳动者人事档案遗失纠纷中用人单位与劳动者应根据各自的过错承担相应的后果,但在举证行为上应当有所区分。由于用人单位和劳动双方在地位上的差别导致的信息不对称以及档案转移的封闭性等因素,劳动者难以了解到档案所含材料的内容、档案遗失的具体时间、档案交接和管理工作的完成情况,从而产生相应的举证困境,实践中由于档案丢失时间与当事人维权时间间隔久远,当事人诉讼时往往责任主体已经发生改制或其他变更,主体难以确认成为当事人诉讼的主要障碍,同时也导致劳动者难以证明档案丢失的时间节点,进一步难以证明所主张损失数额的时间跨度、计算标准、实际损失以及档案丢失与单位的因果关系等;而用人单位又常以双方不存在劳动关系或未接受劳动者的档案等理由,试图免除自己的民事责任,因此常出现当事人消极将难题推给法院的情况。但是笔者认为,尽管劳动者存在举证困境,有一些基本的法律事实仍需要其进行证明,如劳动者需证明其与用人单位之间存在劳动关系;用人单位未提供或无法向其提供档案;本人所受的人身或财产损害是由人事档案遗失造成的,即人事档案遗失是造成职工人身或财产权受损的原因;未办理档案转移手续、档案遗失带来的大致损失等初步证据,然后由法院对其初步提交的证据材料进行审查,适当引导当事人进行举证,必要时可依职权调取证据。如劳动者无法证明,就会被法律作出否定性评价。本案中,即由于谭某未提供充分的证据证明其与公交某分公司存在劳动关系的基本事实,因此法院驳回了其要求公交某分公司为其补齐档案并赔偿因丢失档案造成的损失的诉讼请求。对于用人单位,其主要应对未出具、无法提供档案的原因、对其在保管档案问题是否存在过错承担证明责任,若用人单位未能举证证明其曾就档案移转问题与劳动者联系或直接送达过档案,将会承担败诉的后果并对劳动者因此造成的经济损失承担赔偿责任,若用人单位已穷尽可知手段送达,但是由于劳动者或者其他责任人的原因而导致档案丢失的,则应由劳动者或其他责任人承担相应责任。对于劳动者和用人单位均难以证明的事实,如双方当事人均不能证明也无法说明档丢失的具体时间,可根据民事诉讼采高度盖然性的证明标准,如果一方的举证及其证明力已足以达到优势证据的程度,综合案情及相应证据、双方当事人的地位及举证能力等因素综合予以认定。(三)法律责任的承担方式实践中,劳动者的主要诉求往往为补办档案以及赔偿退休金、住房公积金、医疗费、精神损害赔偿金等间接损失。一般来说,从保障劳动者利益和填平损失的角度出发,如果档案本身可以重新补办或者代替,则应由用人单位或其他档案管理部门出具档案遗失证明或其他相应的书面证明等材料,积极协助劳动者重新补办并承担补办的合理费用,造成其他间接损失的,应承担赔偿责任。而实践中,以北京市法院为例,笔者通过在中国裁判文书网以“人事档案丢失”为关键词检索,时间定位从2017年至2020年3月,因人事档案丢失引发的共87起案件,此类案件如档案丢失事实被认定,直接获赔数额较为固定,其中行政赔偿数额集中为3万元,民事赔偿数额集中为4万至6万元,但是原告主张的间接损失往往因为举证不足而无法被支持。然事实上档案遗失给劳动者造成的损失不仅是档案本身,由于人事档案与劳动者的养老保险、退休金、工龄认定等相挂钩,附着性的权利与福利往往才是劳动者的主要损失,如因档案的遗失造成无法办理医疗、养老保险、退休等手续,因档案遗失导致无法顺利从事下一份工作,正常的工作调动受阻,产生了机会损失、时间成本等。这种附着性的权利与福利一方面没有相关法律明确规定是否应被赔偿、应如何赔偿,另一方面又没有市场价值作为参考,增加了法院在赔偿范围和赔偿费用的计算上的难度。审判实践中比较常见的方式是由法院根据劳动者的工作年限、离岗年限、劳动人事档案对劳动者应产生的实际价值、给劳动者造成的损失状况、双方过错程度、缴费金额、政策变化、当地生活水平等各种因素综合考量。笔者认为,对于如因档案丢失而导致的养老金、退休金等损失可以相同或类似工作单位、年龄、工龄及缴费年限的人作为参照对象,从而计算出相应损失金额,如此更为科学合理,实践中按照这种方式计算得出的损失也更能减少当事人之间的争议。而对于劳动者主张的精神损害赔偿金,司法中通常采取谨慎态度,是否能支持精神损害赔偿、赔偿金额应为多少争议较大,也成为审判工作中的难点。部分法院认为精神损害赔偿系因受害人人格权受到非法侵害而要求侵权人予以赔偿,属于侵权纠纷,如当事人以劳动争议纠纷主张诉求予以驳回;[4]部分法院因为当事人提交的证据不足以证明人事档案丢失对其精神利益造成了损害而驳回;[5]部分法院考虑具体案情及双方过错等而对当事人主张的精神损失予以调整,酌情支持。[6]缺乏统一的裁判标准和裁判观点的不一致容易影响司法的权威性及公信力。根据最高人民法院《关于确定民事侵权精神损害赔偿责任若干问题的解释》,档案本身并非具有人格象征意义的特定纪念物品,档案丢失一般不会造成受害人精神痛苦,但人事档案记载的内容与劳动者的切身利益密切相关,兼具经济利益和精神利益,人事档案记载内容的丢失,意味着关乎劳动者就业、职业评定、社会福利等基本权利的记录丢失,对公民的生活质量和职业生涯都具有重大影响。因此由于人事档案记载的内容包括职工个人的工作业绩史、思想成长史、品德作风等综合材料,如果劳动者提供证据证明档案中有一些重要的荣辱记录、具有特定象征意义的照片等的丢失对其生活就业造成影响,精神上遭受痛苦,产生一定的精神损害,而用人单位无法提供相反证据予以否认的情况下可结合具体案情、当地生活水平等酌情予以支持。[7] [1] 杨某与北京某控股(集团)有限公司等财产损害赔偿纠纷二审民事裁定书,网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=5f3ab8928cb045e18413aa4600174048,最后访问日期:2020年2月15日。[2] 曹国良与北京市西城区第三建筑工程公司劳动争议二审民事判决书,网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=7331941ff0a14dc8a7fca81e0010e2a0,最后访问日期:2020年2月15日。[3] 王新霞与北京艾米赛博检验认证有限公司劳动争议二审民事裁定书,网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=e17b74c5cf48474eafa0aadd002b9d87,最后访问日期:2020年2月15日。[4] 王成忠与中国石化销售有限公司广东韶关石油分公司、中国石油化工股份有限公司劳动争议再审民事判决书;网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=70352b3aa8514a819a06402c5e8e5a3d;最后访问日期:2020年3月28日。[5] 安顺市西秀区卫生和计划生育局、陈荣姬人事争议二审民事判决书;网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=fcb8b5c21fb346938a6da93f00da3f6d;最后访问日期:2020年3月28日。[6] 张永新与中国农业银行黑龙江省分行营业部、中国农业银行黑龙江省分行营业部五常支行劳动争议一审民事判决书;网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=aeff1d9032de4fa0a65fda3fa8682f15;最后访问日期:2020年3月28日。[7] 安顺市西秀区卫生和计划生育局、陈荣姬人事争议二审民事判决书;网址:http://wenshu.court.gov.cn/website/wenshu/181107ANFZ0BXSK4/index.html?docId=fcb8b5c21fb346938a6da93f00da3f6d;最后访问日期:2020年3月28日。   
责任编辑:邢星